Bạn có nhiều tài liệu quan trọng và muốn lưu trữ các hạng mục này trong một cơ sở dữ liệu, bài viết sau đây bạn không thể bỏ qua.
Làm việc với cơ sở dữ liệu Works
Nếu một trang bảng tính là một danh sách khổng lồ, thì một cơ sở dữ liệu là một thư mục file khổng lồ. Mỗi thư mục file thật sự là một file cơ sở dữ liệu riêng biệt và chứa các card index riêng lẻ (được gọi là các record) lắp đầy thông tin cụ thể (được sắp xếp trong các trường).
Bạn có thể sử dụng Works Database đi kèm với Microsoft Works Suite để tạo và lưu trữ bất cứ thứ gì có chứa một lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu có chứa tất cả phương pháp nấu ăn ưa thích nhất của bạn hoặc nội dung về CD hay bộ sưu tập video của bạn.
Bạn có thể khởi động Works Database theo cách tương tự như cách bạn khởi động trình ứng dụng Works Suite khác từ menu start của Windows hay Works Task Launcher.
Tạo một cơ sở dữ liệu được định dạng sẵn
Works Database chứa các trình ứng dụng cơ sở dữ liệu được định dạng sẵn. Những trình ứng dụng này gồm có một CD và thư viện băng, bảng kiểm kê gia đình và sách hướng dẫn nấu ăn. Tất cả những cơ sở dữ liệu này chứa các form được tạo sẵn và các báo cáo riêng biệt cho trình ứng dụng đó.
Để cơ sở dữ liệu mới của bạn dựa vào một trong những trình ứng dụng này, bạn mở Works Task Launcher, chọn màn hình Programs, chọn Works Database, và sau đó chọn trình ứng dụng mà bạn muốn.
Tạo một cơ sở dữ liệu trống
Bạn cũng có thể sử dụng Works Database để tạo các trình ứng dụng được tạo tùy biến riêng của bạn. Dĩ nhiên điều này có nghĩa rằng bạn phải thiết kế các trương, form và report riêng của bạn.
Khi bạn khởi động Works Database, một hộp thoại Create Database hiển thị. Bây giờ bạn sẽ đối mặt với một số lựa chọn tức thời. (Đừng bận tâm nếu bạn không thích những lựa chọn mà bạn thực hiện, bạn luôn có thể quay trở về và thay đổi chúng sau đó).
Trước tiên, bạn cần quyết định bao nhiêu trường để đưa vào cơ sở dữ liệu của bạn. Nói chung, bạn nên tạo một trường dành cho mỗi loại thông tin mà bạn muốn lưu trữ. Nếu bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu cho một bộ sưu tập phim của bạn chẳng hạn, bạn có thể tạo các trường cho Title, Lead Actor, Lead Actress, Director, Running Time, và Year.
Mỗi trường mà bạn thêm vào được gán một dạng cụ thể. Bạn có thể chọn trong số các hạng sau đây: General, Number. Date, Time, Text, Fraction, và Serialized (dành cho các số liên tục tự dộng). Chọn dạng thích hợp nhất cho loại dữ liệu mà bạn phải nhập vào trường đó.
Sau khi bạn đã hoàn tất việc thêm các trường vào cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp nút Exit. Bây giờ Word tạo một cơ sở dữ liệu dựa vào các đặc tính kỹ thuật của bạn.
Thay đổi các khung xem
Bạn có thể xem cơ sở dữ liệu của bạn theo hai cách riêng biệt.
Khung xem mặc định được gọi là khung xem List, làm cho cơ sở dữ liệu của bạn trông giống như một trang bảng tính. Các hàng là các record và các cột là các trường (field)
Khung xem Form cho phép bạn xem mỗi lần một record. Bạn có thể di chuyển từ record này sang record khác bằng cách sử dụng các phím mũi tên nằm ở cuối màn hình. Bạn có thể chuyển đổi các khung xem bằng cách sử dụng các nút View trên thanh công cụ Works Database hoặc bằng cách mở menu xổ xuống và chọn List hay Form.
Bổ sung dữ liệu
Cho dù bạn sử dụng khung xem nào, việc bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn là điều dễ dàng.
Nếu bạn làm việc trong khung xem List, bạn bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu như bạn thường bổ sung dữ liệu vào một trang bảng tính. Di chuyển cursor đến bất kỳ trường cụ thể và gõ nhập dữ liệu, sử dụng phím tab để di chuyển trường kế tiếp trong một record; sử dụng phím Enter để di chuyển đến phím record kế tiếp.
Bạn có thể thích thêm dữ liệu mỗi lần một record như bạn thường nhập dữ liệu trên mỗi card riêng lẻ trong một thư mục file. Chuyển sang khung xem Form và nhập tất cả dữ liệu cho các trường trong record hiện hành, sử dụng phím tab để di chuyển từ trường này đến trường khác; khi bạn đến cuối một record, việc nhấn tab sẽ giúp bạn di chuyển đến trường đầu tiên của record kế tiếp.
Thêm các Records mới
Nếu bạn làm việc trong khung xem List, việc thêm một record mới sẽ đơn giản như việc bắt đầu gõ nhập vào hàng record trống đầu tiên. Nếu bạn làm việc trong khung xem Form, hãy nhấp nút Insert Record; một record trống xuất hiện trong vùng làm việc.
Thêm các trường mới
Sau khi bạn làm việc trong một cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhận thấy rằng bạn muốn đưa nhiều thông tin hơn cho mỗi record. Bằng cách quay trở về mẫu cơ sở dữ liệu movie của bạn, bạn có thể quyết định bạn muốn thêm một trường cho Category/Genre.
Thật may, việc thêm các trường mới vào các cơ sở dữ liệu hiện có là điều dễ dàng, tất cả những gì mà bạn phải thực hiện là chuyển sang khung xem List và đặt cursor tại bất kỳ vị trí nào trong trường trước vị trí mà bạn muốn chèn trương mới. Sau đó, mở menu Record xổ xuống và chọn Insert Field, After. Khi hộp thoại Insert Field xuất hiện, hãy nhập một tên và dang cho trương mới và sau đó nhấp Add.
Bây giờ Word thêm trường mới vào mỗi record cơ sở dữ liệu của bạn. Trường này dĩ nhiên sẽ rỗng do đó bạn sẽ phải quay trở về qua các record hiện có và điền đầy chúng khi thích hợp.
